Politika zasebnosti
Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, zakaj, kdo ima do njih dostop, koliko časa jih hranimo in kako lahko uveljavljate svoje pravice. Nanaša se na vse, ki so v stiku s Trening centrom Delavn'ca: člane, osebe, ki izpolnijo vpisni list, plačnike članarin in osebje.
1. Upravljavec osebnih podatkov
Zavod za izobraževalne športne dejavnosti Delavnica
Sedež: Preglov trg 1, 1000 Ljubljana
Matična številka: 8028419000
Davčna številka: SI46221611
Kontakt za varstvo podatkov: info@delavnca.net
Lokacija studia: Trening center Delavn'ca, Dunajska 270, Ljubljana.
Aditus je informacijski sistem, s katerim upravljavec vodi članstva, soglasja, račune in plačila. Aditus ni samostojen ponudnik storitve in podatkov ne uporablja za lastne namene.
2. Katere podatke obdelujemo
| Vrsta podatkov | Kaj konkretno | Od kod |
|---|---|---|
| Osebni in kontaktni podatki | ime, priimek, e-naslov, telefon, datum rojstva, spol, naslov | od vas ob vpisu |
| Podatki o članstvu | vrsta članarine, obdobje veljavnosti, zamrznitve, obiski | nastanejo med članstvom |
| Finančni podatki | računi, prejeta plačila, plačnik (če članarino plača druga oseba ali podjetje) | nastanejo med članstvom |
| Zdravstveni podatki (posebna vrsta) | zdravstvene omejitve, zdravila, oseba za klic v sili | od vas, samo z vašo privolitvijo |
| Evidenca soglasij | katero soglasje ste dali ali preklicali, kdaj, IP naslov in brskalnik ob podpisu, kdo je podpis vnesel | nastane ob podpisu |
| Uporabniški račun | e-naslov za prijavo v samopostrežni del | od vas, če se odločite za račun |
| Bančni promet | ime plačnika, znesek, datum, namen in sklic nakazila na poslovni račun studia | iz banke upravljavca, gl. točko 5 |
| Fotografije in video | gradivo, nastalo med vadbo | samo z vašo privolitvijo |
| Tehnični podatki | IP naslov ob uporabi enkratne povezave za vpis | nastane ob uporabi povezave |
3. Nameni in pravne podlage
| Namen | Pravna podlaga (GDPR) |
|---|---|
| Sklenitev in izvajanje članstva, preverjanje pravice do vstopa | izvajanje pogodbe — čl. 6(1)(b) |
| Izdaja računov in hramba knjigovodskih listin | zakonska obveznost — čl. 6(1)(c) |
| Samodejna zaznava plačil na poslovnem računu | zakoniti interes — čl. 6(1)(f): pravočasno in točno evidentiranje plačil |
| Dokazovanje danih soglasij, revizijska sled sprememb | zakonska obveznost in zakoniti interes — čl. 6(1)(c) in (f) |
| Varna izvedba vadbe ob zdravstvenih omejitvah | izrecna privolitev — čl. 6(1)(a) in 9(2)(a) |
| Uporaba fotografij in videa v promocijske namene | privolitev — čl. 6(1)(a) |
| Obveščanje članov o poteku članarine in o dostopu do uporabniškega računa | izvajanje pogodbe — čl. 6(1)(b) |
| Oglasna sporočila o ugodnostih in dogodkih po SMS in e-pošti | privolitev — čl. 6(1)(a) |
Kjer je podlaga privolitev, lahko ta ni pogoj za članstvo in jo lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.
Obvestila o poteku članarine in o dostopu do uporabniškega računa so storitvena sporočila, ne trženje, in jih prejmete ne glede na marketinška soglasja. Oglasna sporočila pošiljamo samo na podlagi vaše privolitve.
4. Zdravstveni podatki
Zdravstvene omejitve in kontakt za klic v sili hranimo samo, če za to izrecno privolite. Brez veljavne privolitve jih sistem tehnično ne dovoli shraniti.
- Zdravstvene omejitve in zdravila vidijo vodstvo studia, trenerji in vi. Trenerji jih potrebujejo za varno vodenje vadbe in jih lahko samo berejo. Recepcija do njih nima dostopa.
- Kontakt za klic v sili (ime, telefon in razmerje) vidi vse osebje studia, vključno z recepcijo.
- Ob preklicu privolitve se zdravstveni podatki takoj izbrišejo. Ohrani se le zapis, da ste privolitev preklicali — ne pa sami podatki.
5. Dostop do bančnih podatkov
Aditus nima dostopa do vašega bančnega računa. Dostopa izključno do poslovnega transakcijskega računa upravljavca, na katerega nakazujete članarino.
Za samodejno zaznavo plačil upravljavec uporablja storitev dostopa do informacij o računu (PSD2) prek ponudnika Enable Banking. Pri tem velja:
- dostop je samo za branje — Aditus prek te povezave ne izvaja in ne odreja plačil;
- dostop obsega samo račun upravljavca in ga je upravljavec odobril sam, s prijavo v svojo banko; odobritev velja omejen čas in jo je treba redno obnavljati;
- iz prometa se prenesejo ime plačnika, znesek, datum, namen in sklic nakazila. To lahko vključuje tudi osebe, ki niso člani (npr. starš, ki plača članarino otroka, ali podjetje);
- plačilo se samodejno pripiše računu samo, če se ujemata sklic in znesek. Vsa ostala nakazila pregleda človek.
6. Kdo ima dostop do podatkov
Dostop je omejen po vlogah in je izveden neposredno v bazi podatkov, ne le v uporabniškem vmesniku.
| Vloga | Dostop |
|---|---|
| Administrator (vodstvo studia) | vsi podatki, vključno z zdravstvenimi, finančnimi, bančnim prometom in revizijsko sledjo |
| Trener | osnovni podatki članov, članarine, obiski, soglasja, zdravstvene omejitve (samo branje) in kontakt za klic v sili — brez cen, računov in plačnikov |
| Recepcija | osnovni podatki članov, obiski, kontakt za klic v sili in odprti (neplačani) računi za evidentiranje plačil — brez zdravstvenih omejitev in zgodovine plačanih računov |
| Vi kot član | v samopostrežnem delu: trenutna članarina, datum poteka in število odprtih računov. Vse ostale svoje podatke dobite na zahtevo (gl. točko 9). |
7. Obdelovalci
Podatke v našem imenu obdelujejo naslednji ponudniki:
| Ponudnik | Namen | Lokacija podatkov |
|---|---|---|
| Supabase | gostovanje baze podatkov, prijava v uporabniški račun, pošiljanje povabil po e-pošti | EU (Irska) |
| Enable Banking | dostop do prometa na poslovnem računu upravljavca (PSD2, samo branje) | EU/EGP (Finska) |
| Netlify | gostovanje spletne aplikacije Aditus (statične datoteke — HTML/JS ovojnica appa, brez osebnih podatkov) | globalno omrežje CDN |
| Ms3 d.o.o., Ulica miru 21, 1000 Ljubljana (storitev Lertify, prej SMSapi.si) | pošiljanje obvestil članom po SMS | Slovenija |
| Scaleway SAS | pošiljanje obvestil članom po elektronski pošti | EU (Francija) |
Z vsemi obdelovalci imamo sklenjene pogodbe o obdelavi osebnih podatkov. Osebni podatki (člani, plačila, zdravstveni podatki) so shranjeni izključno v Supabase in dosegljivi prek Enable Banking, oba znotraj EU/EGP. Za pošiljanje obvestil uporabljamo Lertify (SMS, Slovenija) in Scaleway (e-pošta, Francija). Ponudnikoma posredujemo le toliko podatkov, kolikor je potrebno za dostavo posameznega sporočila: telefonsko številko oziroma e-poštni naslov člana ter besedilo sporočila. To vsebuje ime člana, ime paketa in datum izteka vezave, pri dobrodošlici pa še enkratno povezavo za vzpostavitev uporabniškega računa. Ne posredujemo priimka, zdravstvenih podatkov, podatkov o plačilih ali zgodovine obiskov. Zapise o poslanih obvestilih (naslovnik, vsebina, stanje dostave) hranimo 24 mesecev, povezavo za vzpostavitev računa pa iz zapisa izbrišemo po 7 dneh. Netlify streže samo programsko kodo aplikacije, ne osebnih podatkov. Vsi obdelovalci so znotraj EU/EGP, zato prenosa osebnih podatkov v tretje države ni.
8. Koliko časa hranimo podatke
| Podatki | Rok hrambe |
|---|---|
| Osebni podatki člana in podatki o članstvu | 5 let po prenehanju članstva (splošni zastaralni rok po Obligacijskem zakoniku — za morebitne spore/reklamacije) |
| Računi in plačila | 10 let od konca leta, na katero se nanašajo (Zakon o DDV, obveznost hrambe knjigovodskih listin) |
| Zdravstveni podatki | do preklica privolitve ali prenehanja članstva |
| Evidenca soglasij | 5 let po prenehanju članstva (dokazovanje zakonitosti obdelave) |
| Bančni promet | 10 let (enako kot računovodski podatki, glej zgoraj) |
| Fotografije in video | do preklica privolitve |
| Zapisi o poslanih obvestilih (naslovnik, vsebina, stanje dostave) | 24 mesecev od nastanka zapisa; enkratno povezavo za vzpostavitev uporabniškega računa iz zapisa izbrišemo po 7 dneh |
9. Vaše pravice
- Dostop in prenos — vse podatke, ki jih hranimo o vas (osebni podatki, zdravstveni podatki, soglasja, članarine, računi, plačila, obiski), vam izvozimo v strojno berljivi obliki.
- Popravek — netočne podatke na vašo zahtevo popravimo.
- Izbris — na zahtevo vaše podatke nepovratno anonimiziramo: izbrišemo ime, kontaktne podatke, datum rojstva, naslov, spol, opombe in zdravstvene podatke ter ukinemo uporabniški račun. Računi in plačila ostanejo shranjeni, ker jih moramo hraniti po zakonu, vendar niso več povezani z vašim imenom.
- Preklic privolitve — kadar koli, za vsako privolitev posebej.
- Ugovor in omejitev obdelave — kjer je podlaga zakoniti interes.
- Pritožba pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, www.ip-rs.si.
Zahteve pošljite na info@delavnca.net. Odgovorimo najkasneje v enem mesecu.
10. Varnost
- Pravice dostopa so izvedene v bazi podatkov, zato jih ni mogoče obiti prek uporabniškega vmesnika.
- Vsa komunikacija poteka šifrirano (HTTPS).
- Spremembe podatkov se beležijo v revizijski sledi, do katere ima dostop samo administrator.
- Povezave za vpis prek telefona so enkratne, časovno omejene in se v bazi ne hranijo v berljivi obliki.
- Ključi za dostop do banke niso shranjeni v bazi podatkov.
11. Podatki iz prejšnjega sistema
Ob prehodu na Aditus smo iz prejšnjega sistema prenesli osnovne podatke obstoječih strank: ime, priimek, kontaktne podatke, datum rojstva in naslov. Soglasja, ki ste jih pred tem podpisali na papirju, so v evidenci označena kot papirna, z navedbo, da točen datum podpisa ni znan. Prenesli smo tudi vaše obstoječe izbire glede obveščanja po SMS in e-pošti.
12. Spremembe politike
O bistvenih spremembah vas obvestimo pred začetkom veljavnosti. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani.
| Različica | Velja od | Sprememba |
|---|---|---|
| 2 | 10. 10. 2026 | Dopolnitev: obdelovalca za obveščanje po SMS in e-pošti |
| 1 | 1. 10. 2026 | Prva različica |